Publicado el Real Decreto 1708/2011 sobre el Sistema Español de Archivos y su régimen de acceso

El pasado viernes 25 de noviembre el Boletín Oficial del Estado (BOE) publicó el Real Decreto por el que se establece el Sistema Español de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado (AGE) y de sus organismos públicos, así como su régimen de acceso, que será común para todos los archivos y más sencillo para los ciudadanos.

A través de este decreto se llena el vacío normativo existente en materia archivística y de acceso a archivos y se renueva una normativa que se remontaba al año 1901. Asimismo, la nueva normativa se adapta a los cambios derivados de la incorporación de nuevas tecnologías de la información y la comunicación, la perspectiva autonómica y al reconocimiento a la ciudadanía de una serie de derechos de información y acceso.

El decreto se guía por tres principios: modernizar la Administración, mejorando la organización, la eficiencia y la cooperación entre ministerios y entre administraciones en la gestión archivística; reforzar la transparencia y la información pública, garantizando el derecho de la ciudadanía de acceso a los archivos y mejorando el acceso electrónico; facilitar la tarea de investigación a universidades y científicos de diferentes áreas de conocimiento histórico, sociológico, politológico, estadístico.

Mediante este decreto y a través de la creación del Sistema Español de Archivos se mejora de la cooperación entre administraciones, de acuerdo con las competencias de cada cual y el principio de voluntariedad, a través de convenios, protocolos, etc., y se integra también en el mismo régimen a los de titularidad privada. Asimismo, se crea el Consejo de Cooperación Archivística, adscrito al Ministerio de Cultura.

Además, el decreto configura el Sistema de Archivos de la AGE y de sus organismos públicos con el objeto de establecer una normativa común para una gestión archivística moderna, ordenada y eficiente, basada en una concepción de servicio público. En este sentido, se crea la Comisión de Archivos de la AGE, como órgano interministerial adscrito al Ministerio de Presidencia, y se profundiza en lo relativo a los documentos electrónicos generados en el ámbito de la Administración.

En tercer lugar, se establece el procedimiento para que los ciudadanos puedan ejercer el derecho de acceso a documentos y archivos de titularidad del Estado y sus organismos públicos. Este derecho está reconocido en la Constitución y en nuestras leyes. Sin embargo no estaba regulado el procedimiento para su ejercicio, condición imprescindible tanto para la garantía efectiva del derecho, como para dotar de un marco de actuación preciso y seguro a los responsables de los archivos.

Lo más relevante del procedimiento para ejercer el derecho de acceso a los archivos es que la resolución de la solicitud deberá adoptarse en el plazo máximo de un mes desde su recepción por el órgano competente. En caso de no existir respuesta en ese plazo, la solicitud de acceso se entenderá estimada.

El articulado del Real Decreto establece un procedimiento común de acceso de los ciudadanos a los archivos de la A.G.E. y de sus organismos. Regula también los documentos cuyo acceso está restringido y condicionado a la obtención de autorización previa, como los documentos clasificados, los que contengan información cuya difusión pudiera entrañar riesgos para la seguridad y la defensa del Estado y los que contengan datos personales.

La aplicación de las disposiciones contenidas en este Real Decreto constituye un paso más en la madurez de la organización archivística de nuestro país y en el desarrollo del acceso efectivo de los ciudadanos a la información como práctica esencial del buen gobierno y contribuye a la consecución de unos niveles de transparencia, entendidos como un indicador indiscutible de la calidad de todo sistema democrático. Dedica especial atención al difícil equilibrio entre el derecho a la protección de datos de carácter personal y el derecho de acceso a registros y archivos, sin que ello suponga una alteración del régimen material de acceso

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